Les sociétés FRASERS et Visa^® sont heureuses de vous présenter le cinquième numéro de la série de bulletins électroniques pour 2007, conçus pour améliorer votre programme de cartes commerciales. Dans notre quatrième numéro, nous avons discuté de la façon dont l’élaboration d’une stratégie technologique générale en matière de processus de l'acquisition au paiement aide à assurer le succès d’un programme de cartes commerciales. Ce numéro démontre comment un programme de cartes d’approvisionnement étendu peut accroître la visibilité dans les catégories de dépenses, vous permettant de mieux tirer profit des données sur les dépenses.

De 2003 à 2005, les dépenses par cartes d’approvisionnement en Amérique du Nord ont augmenté, passant de 80 milliards à 110 milliards de dollars américains selon le rapport intitulé The 2005 Purchasing Card Benchmark Survey Report (Le rapport sur l’enquête de référence sur les cartes d’approvisionnement de 2005), qui a été compilé par M. Palmer et son collègue M. Mahendra Gupta. Il est prévu, selon le rapport, que la croissance impressionnante se poursuivra et, que d’ici 2010, les dépenses par cartes d’approvisionnement monteront en flèche pour atteindre 185 milliards de dollars.

Bien que l’utilisation de la carte soit habituellement plus élevée aux États-Unis, le Canada affiche également des chiffres favorables. En 2003, les entreprises canadiennes ont utilisé des cartes commerciales pour effectuer des transactions totalisant 4,8 milliards de dollars. En 2006, ce chiffre a augmenté pour atteindre 6,1 milliards de dollars. Selon la même étude, la croissance devrait se poursuivre à un taux de 11 % jusqu’en 2010.

Une partie de cette expansion serait attribuable aux nouveaux utilisateurs des programmes de cartes d’approvisionnement, mais elle s’explique davantage par l’intensification des efforts des gestionnaires en approvisionnement qui visent à étendre leurs programmes de cartes commerciales actuels à des catégories non traditionnelles.

Au Canada, les cartes commerciales sont utilisées principalement pour les frais de déplacement et de représentation, les dépenses d’entretien et de réparation ainsi que les dépenses en immobilisations. Elles sont également beaucoup utilisées pour acheter des fournitures de bureau. Une nouvelle tendance se dessine toutefois aux États-Unis et dans d’autres pays qui vise à étendre l’utilisation des cartes commerciales à des catégories non traditionnelles, comme les services professionnels, les paiements de crédit-bail et de location, les services de dotation en personnel temporaire, le matériel de bureau, la publicité, le marketing et les ordinateurs.

Cette tendance est encore plus marquée chez les gestionnaires en approvisionnement; l’étude d’Aberdeen intitulée Cutting Costs and Boosting Control on a Global Stage (Réduction des coûts et augmentation du contrôle sur la scène mondiale) révèle que la tendance s’accélère à l’étranger. Selon les données recueillies, 73 % des entreprises en Europe prévoient utiliser les cartes commerciales pour la main-d’œuvre temporaire ou contractuelle, et 67 % d’entre elles prévoient le faire pour les services en TI. En Amérique latine, 83 % des entreprises prévoient utiliser les cartes pour la publicité et les services de marketing. Les services d’intégration de systèmes constituent la principale catégorie en Amérique du Nord et en Asie-Pacifique et représentent respectivement 80 % et 75 %.  En Asie-Pacifique, 78 % des entreprises cherchent à étendre l’utilisation des cartes commerciales à des catégories autres que les déplacements comme moyen de stimuler la croissance. En Amérique latine, 53 % des entreprises partagent ce même objectif. Manifestement, les entreprises qui ont profité des avantages des programmes de cartes commerciales pour les catégories traditionnelles espèrent voir ces efficacités se répéter dans d’autres secteurs de dépenses.

L’étude Aberdeen a fait ressortir que la visibilité accrue semblait représenter l’avantage le plus important des programmes de cartes commerciales. Près de 70 % des répondants ont indiqué que la visibilité des dépenses d’entreprise constituait la principale raison de la mise en place des programmes de cartes. De même, 86 % des entreprises partout dans le monde ont cité la diminution des coûts administratifs comme étant un élément prioritaire de l’utilisation des cartes commerciales.

Accroissement de la visibilité

En rétrospective, les premiers programmes de cartes commerciales soulevaient des inquiétudes chez bien des gestionnaires financiers. Ils étaient préoccupés par la difficulté de contrôler l’endroit et le moment où les cartes d’approvisionnement seraient utilisées. Les discussions concernant la disparition des traces documentaires, alors qu’un plus grand nombre de données étaient stockées et présentées de façon électronique, ont souvent accentué ces craintes. Les dirigeants ont vite reconnu cependant que les cartes commerciales offraient véritablement une sécurité accrue par rapport aux traitements traditionnels des rapports de dépenses et des remboursements faits de façon manuelle.

D’abord, les gestionnaires décident qui parmi les employés devrait avoir accès à une carte, ainsi que la limite d’autorisation de leurs transactions et de leurs dépenses. Le blocage des codes de catégorie de marchand (CCM) empêche l’utilisation des cartes chez certains types de détaillants. Bon nombre de ces contrôles sont mis en place avant que l’employé utilise sa carte pour la première fois. Les gestionnaires ont également accès à des rapports de données étendus, souvent sur un site Web, ce qui facilite leur suivi de l’utilisation de la carte.

Plusieurs utilisateurs d’une carte d’approvisionnement peuvent intégrer les données de transactions par carte à leurs systèmes financiers, sans investissement coûteux sur le plan de l’intégration. L’intégration aux systèmes ordinaires de gestion des ressources de l’organisation (ERP) permet aux dirigeants de visualiser les données sur les dépenses, de les partager et d’en tirer parti, ce qui constitue un puissant outil lors des négociations avec les fournisseurs. Il suffit d’appuyer sur quelques touches pour que le gestionnaire de l’approvisionnement puisse voir combien de transactions ont été effectuées chez un fournisseur en particulier pour l’ensemble des divisions et services au sein de l’organisation. Les rapports permettent également de reconnaître les entrées en double chez les fournisseurs, ce qui pourrait fausser le volume total réel pour un fournisseur donné. Les rapports peuvent être personnalisés de manière à répondre aux exigences de visibilité et de préparation de rapports du service des finances et des agents de conformité.

Les données sur les dépenses sont souvent transmises aux auteurs des budgets au sein de l’organisation afin d’assurer que ces dépenses continuent de respecter les paramètres du budget. Cette démarche constitue une autre stratégie efficace pour contrôler les coûts de l’entreprise. Les données sur les transactions par carte d’approvisionnement automatisées et personnalisées proviennent des émetteurs de cartes, ce qui permet aux gestionnaires d’effectuer le suivi, d’analyser les dépenses et de préparer des rapports connexes, de négocier avec les fournisseurs et d’assurer la conformité aux politiques en matière d’approvisionnement.

Les rapports de haut niveau donnent aux principaux gestionnaires une vue d’ensemble des dépenses au sein du programme de cartes, notamment des statistiques sur les marchands et des rapports d’exception qui indiquent les dépenses qui dérogent aux politiques de l’entreprise.

Certains clients de la carte d’approvisionnement profitent également d’un accès aux services de données étendues qui offrent des renseignements plus détaillés sur chaque achat porté à leur carte. Les données contribuent à maximiser l’efficacité de la préparation de rapports sur l’approvisionnement et les taxes tout en réduisant les tâches administratives qui s’y rattachent. À l’aide des renseignements plus détaillés sur la source des achats, les gestionnaires de l’approvisionnement disposent d’un meilleur effet de levier au moment de négocier avec les fournisseurs. Les négociations sont ainsi plus rentables et peuvent se traduire par des réductions de prix allant de 5 à 10 %, selon l’étude Visa International Enhanced Data Study (Étude sur les données étendues de Visa International) effectuée par Deloitte Consulting en 2002. Les institutions financières peuvent collaborer avec les gestionnaires de l’approvisionnement pour inciter les principaux fournisseurs à adhérer au programme.

Préparation de rapports sur les dépenses

Les données sur les cartes ne sont pas uniquement utilisées pour améliorer la localisation des sources d’approvisionnement stratégiques, mais elles servent également à rationaliser les applications de préparation de rapports sur les dépenses. Les moyennes et les grandes entreprises, en particulier, ont adopté en grand nombre les technologies servant à automatiser les processus de remboursement des frais de déplacement et de représentation, et de préparation de rapports connexes selon l’étude effectuée en 2006 par Visa et Deloitte Consulting, intitulée Commercial Card Integration with Expense Reporting Applications (Intégration de la carte commerciale aux applications de préparation des rapports de dépenses).

Au nombre des personnes ayant pris part à l’étude figuraient des gestionnaires de déplacements, des gestionnaires de l’approvisionnement, des gestionnaires de comptes créditeurs, des administrateurs de cartes d’approvisionnement et des gestionnaires de technologies de l’information établis aux États-Unis et provenant d’un éventail d’industries différentes. Les entreprises ayant participé à l’étude et ayant choisi d’intégrer leurs programmes de cartes commerciales à leurs systèmes de préparation de rapports sur les dépenses ont réalisé des économies annuelles allant de 900 000 $ US à 4, 5 millions de dollars US. Selon l’étude, les économies provenaient principalement d’un processus de préparation de rapports sur les dépenses plus efficace pour les employés et le service des comptes créditeurs.

Grâce au système intégré, les employés ont accès à des formulaires de préparation de rapports de dépenses qui ont été alimentés au préalable avec les données provenant des cartes commerciales. Le processus accélère et simplifie la préparation des formulaires pour les employés. Il assure également que ces derniers incluent suffisamment de détails pour satisfaire aux politiques du service des comptes créditeurs.

L’étude révèle que les entreprises qui alimentent au préalable les rapports de dépenses des employés avec les données provenant des cartes commerciales constatent que leurs employés sont davantage portés à utiliser la carte pour faire leurs achats. Ils apprécient le fait que l’entrée de données manuelle soit réduite sur les achats par carte. L’intégration de la carte permet également à la direction d’exécuter des rapports de conformité détaillés afin de confirmer que l’utilisation des cartes commerciales respecte les contrats préétablis et les politiques en matière de dépenses. Comme le système est automatisé, moins de temps est passé à gérer des formulaires remplis à la main et difficiles à lire.

Une des entreprises participant à l’étude a réduit de 60 % les coûts associés au traitement des rapports de dépenses en intégrant le système de préparation de rapports sur les frais de déplacement et de représentation aux données de la carte commerciale. Ces avantages tangibles incitent les hauts dirigeants à rendre obligatoire l’utilisation des cartes commerciales et à encourager plus de fournisseurs à accepter cette méthode de paiement riche en données.

Appui des fournisseurs

En fait, la volonté d’attirer plus de fournisseurs à l’environnement de la carte commerciale est un objectif relativement nouveau. La progression relativement lente au chapitre de l’acceptation de la carte d’approvisionnement dans les catégories non traditionnelles comme les services, les services de dotation en personnel temporaire et l’intégration des systèmes de TI, a nui à la prolifération des programmes dans ces catégories. Mais des changements s’opèrent également à ce chapitre. Les émetteurs de cartes commerciales fournissent aux clients une liste de fournisseurs qui acceptent les cartes. Les gestionnaires comparent leur propre liste de fournisseurs à la liste des marchands acceptant les cartes préparée par les émetteurs afin de déterminer s’il existe d’autres possibilités de paiements par carte d’approvisionnement.

Si une entreprise constate que l’un de ses fournisseurs n’est pas prêt à accepter les cartes commerciales, elle pourrait décider de confier ses affaires à un autre fournisseur qui accepte les cartes. Avec ce type d’encouragement, même les petits fournisseurs qui ont toujours préféré être payés par chèque commencent à manifester de l’intérêt à l’égard des cartes commerciales. Si la tendance se maintient, la liste des fournisseurs acceptant les cartes pourrait s’allonger et se diversifier davantage. Pour les gestionnaires de l’approvisionnement cela pourrait signifier un contrôle et une visibilité accrus en ce qui concerne des catégories de dépenses qui sont longtemps restées hors de leur portée.

Alors que la tendance à la mondialisation se poursuit, les cartes commerciales offrent un net avantage par rapport à d’autres types de paiement parce que les cartes sont acceptées partout dans le monde. Elles offrent un mode de paiement commode pour les fournisseurs d’outre-mer et les ressources nécessaires aux employés qui se déplacent pour affaires. Indépendamment de leur taille, les fournisseurs découvrent que les cartes commerciales sont plus efficaces pour leurs travailleurs mobiles qui peuvent avoir besoin de matériel ou de pièces lorsqu’ils sont sur le terrain, car avec les cartes d’approvisionnement, ils n’ont pas à retourner au bureau pour faire une demande d’achat.

Les petites entreprises, quant à elles, profitent du paiement différé lié aux programmes de cartes, ce qui les aide à maintenir de solides flux de trésorerie.
Les acheteurs et les fournisseurs partout dans le monde prennent conscience de la façon dont les cartes commerciales peuvent améliorer leur rendement global et simplifier la paperasserie, la conformité financière et la comptabilité. Comme il existe toujours plusieurs catégories destinées aux dépenses élevées qui ne font pas partie des programmes de cartes commerciales, les gestionnaires de l’approvisionnement ont la voie libre.

Grâce à la collaboration des émetteurs de cartes, à l’appui de la direction et à la sensibilisation des fournisseurs, les gestionnaires de l’approvisionnement feront gagner du terrain aux catégories non traditionnelles, augmenteront le volume des transactions par carte et amèneront leurs programmes de cartes commerciales vers de nouveaux sommets de réussite.

Programmes de cartes commerciales Visa

Les entreprises canadiennes doivent continuellement relever le défi que représentent la maîtrise et l’équilibre de leurs dépenses d’approvisionnement et de leurs dépenses D&R.

Les programmes de cartes commerciales Visa aident les entreprises à gérer le processus d’approvisionnement plus efficacement afin qu’elles soient mieux en mesure de relever ce défi. Le fait de faciliter la gestion de ce processus favorise non seulement la réduction des coûts, mais accélère également la livraison des biens et des services et libère du temps pour s’occuper des plus grandes priorités stratégiques de l’entreprise.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les programmes de cartes commerciales Visa et sur la façon dont ils peuvent aider votre entreprise, ou pour communiquer avec une institution financière émettrice des cartes Visa, veuillez visiter le site www.visa.ca/grandesentreprises.